TOP 8 phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí, có phí hiệu quả

Áp dụng giải pháp công nghệ để quản lý công việc nhóm với hiệu suất tăng gấp nhiều lần và thuận tiện, tại sao không? Công cụ hỗ trợ đắc lực là các phần mềm quản lý miễn phí và có phí phổ biến được nhiều đơn vị sử dụng. Hãy tham khảo một số phần mềm phổ biến sau
 

1. Trello: Phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí

Trello có thể được cài đặt trên máy tính (PC), laptop hoặc tải App về dùng trên điện thoại, máy tính bảng, điều kiện tối thiểu

• Nền tảng: Android 6.0 trở lên, iOS 12.0 trở lên, Window 10 phiên bản 14316.0 trở lên
• Dung lượng: Android: ~11 MB, iOS: ~139 MB, Window: 188 MB

Tiện ích khi sử dụng Trello

• Tạo bảng danh sách các việc cần làm và sắp xếp chúng để dễ theo dõi. Khi hoàn thành công việc sẽ tích vào công việc đó và nó được chuyển sang trạng “xong”. Mỗi người có thể tạo nhiều bảng công việc khác nhau phân loại nhỏ tới mức nào là tùy mình lựa chọn.
• Tạo ra các quy trình làm việc từng bước một, và có thể thêm thông tin ngày hết hạn, nhãn, các thành viên, danh sách công việc, tập tin đính kèm vào quy trình từng bước.
• Người dùng có thể chia sẻ tệp, đoạn văn bản được copy, link web, chụp ảnh trực tiếp, hình ảnh tải lên
• Các thành viên của nhóm có thể  bình luận, đóng góp ý kiến và chia sẻ tài liệu dễ dàng trong các mục công việc.
• Phân công công việc cho người khác bằng cách tạo danh sách công việc sẽ giao, rồi mời họ bằng tên tham gia Trello hoặc email.
• Cho phép đính kèm tập tin từ Google Drive và Dropbox.
• Cho phép thiết lập chuông nhắc nhở khi thời hạn hoàn thành công việc đến theo như thiết lập từ trước.
• Người dùng có thể làm việc trên Trello ngay cả khi không có kết nối Internet và nó sẽ được tự động đồng bộ khi có lại kết nối mạng.

Mức phí:

• Miễn phí cho các chức năng cơ bản, đơn giản
• Standard: 5$/tháng: Mở rộng hơn so với gói miễn phí
• Premium: 10$/tháng, phù hợp nhóm tối đa 100 thành viên, có nhiều dự án
• Enterprise: 17.5$: Có thể kết nối giữa các nhóm trong tổ chức với khả năng bảo mật và kiểm soát cao hơn.

Có thể tham khảo chi tiết tại đây: https://trello.com/

2. FastWork Project: Phần mềm quản lý công việc nhóm của Việt Nam

FastWork Project là phần mềm quản lý công việc nhóm của Việt Nam, cài đặt cho Windows và có thể sử dụng trên điện thoại di động.
Giám đốc công ty với nhiều phòng ban, nhiều dự án công việc sẽ có một cánh tay hỗ trợ đắc lực với phần mềm quản lý công việc nhóm FastWork Project này.

Tiện ích khi sử dụng FastWork Project
Quản lý tổng quan dự án bằng Dashboard
Phần mềm quản lý dự án giúp nhà quản lý xem nhanh tổng quan tình trạng thực hiện các dự án của theo nhóm, cá nhân, theo phòng ban hoặc tất cả các dự án trong doanh nghiệp tập trung trên một giao diện.
Xem nhanh tổng quan tình trạng thực hiện công việc của một dự án: tình trạng, tiến độ, trạng thái thực hiện các công việc trong dự án
Quản lý công việc dự án dạng danh sách
Quản lý danh sách công việc theo hạng mục
Giám sát tình trạng thực hiện từng công việc: tiến độ thực hiện tới đâu? hoàn thành khi nào? quá hạn bao nhiêu ngày?
Dễ dàng thêm nhanh hàng loạt công việc vào dự án
Dễ dàng cập nhật báo cáo, tiến độ công việc dự án
Quản lý dự án bằng bảng phân bổ nguồn lực
Dễ dàng theo dõi sự phân bổ nhân sự thực hiện dự án ngay trên một màn hình
Dễ dàng di chuyển công việc từ nhân viên này sang nhân viên khác, thời gian này sang thời gian khác để sắp xếp lại kế hoạch thực hiện dự án
Dễ dàng xác định thời gian phù hợp của một nhân viên để giao nhanh công việc
Quản lý dự án bằng Kanban
Theo dõi các bảng công việc trong dự án theo hạng mục, nhân viên thực hiện, trạng thái thực hiện.
Dễ dàng di chuyển công việc từ các bảng để thay đổi người phụ trách, hạng mục hoặc cập nhật trạng thái thực hiện
Có thể thêm mới công việc vào các hạng mục và giao cho nhân viên phụ trách
Quản lý dự án bằng Gantt chart
Phân rã công việc theo cấu trúc WBS để làm rõ phạm vi dự án
Theo dõi tiến độ thực hiện công việc, tình trạng thực hiện công việc
Theo dõi sự phụ thuộc giữa các công việc trong dự án
Dễ dàng thay đổi, điều chỉnh thời gian thực hiện công việc mà không cần mở chi tiết công việc
Dễ dàng cập nhật nhanh trạng thái thực hiện công việc
Quản lý dự án bằng lịch biểu
Dễ dàng theo dõi các công việc, sự kiện diễn ra trong phạm vi dự án trên lịch biểu
Dễ dàng thêm nhanh công việc vào dự án từ giao diện lịch biểu
Dễ dàng cập nhật nhanh trạng thái thực hiện công việc
Quản lý thu chi trong dự án
Khởi tạo nhanh các phiếu thu – phiếu chi, ghi nhận các hoạt động thu chi trong dự án
Theo dõi, trao đổi, tương tác trực tiếp trên các phiếu thu – chi
Báo cáo tổng quan hoạt động thu chi trong dự án, so sánh sự chênh lệch giữa dư thực tế và kế hoạch
Cảnh báo tình trạng sức khỏe dự án
Phần mềm cho biết độ chênh lệch giữa tiến độ kế hoạch với tiến độ thực tế
Thông tin mức độ cân bằng trong thu/chi với ngân sách
Quản lý dự án trên di động
Dễ dàng quản lý danh sách dự án và theo dõi tiến độ, trạng thái thực hiện từng dự án
Dễ dàng theo dõi tình trạng thực hiện công việc của từng nhân viên trong dự án
Dễ dàng thêm mới công việc vào dự án và giao việc trên di động
Thực hiện công việc, báo cáo kết quả và cập nhật tiến độ làm việc trên di động
Mức phí: Bạn phải trả phí để sử dụng phần mềm, nhưng mức phí cũng khá dễ chịu

• Gói Basic: 20.000 VNĐ/tháng.
• Gói Standard: 60.000 VNĐ/tháng.
• Gói Pro: 90.000 VNĐ/tháng.
• Gói Enterprise: 100.000 VNĐ/tháng.

Tham khảo chi tiết tại: https://fastwork.vn/project

3. Teamwork – Phần mềm quản lý công việc nhóm hiệu quả

Teamwork là phần mềm quản lý công việc nhóm của nước ngoài,  có giao diện sử dụng khoa học, giúp bạn đắc lực với các dự án phức tạp, dùng cho Windows.

Tiện ích của Teamwork
Quản lý nhiệm vụ – Theo dõi mọi chi tiết
Chia công việc và dự án thành các nhiệm vụ và các lớp nhiệm vụ phụ – để mọi người đều biết phải làm gì và khi nào hoàn thành. Phần mềm hỗ trợ chỉ định nhiều chủ sở hữu, đặt nhiệm vụ định kỳ, đưa ra ngày đến hạn, mức độ ưu tiên,…
Truyền cảm hứng cho sự hợp tác trong nhóm
Trò chuyện tức thì, giao tiếp với đồng nghiệp và khách hàng 1-1, nhóm các chủ đề vào các kênh, hạn chế tối đa được việc phải sử dung email, tiếp nhận ý kiến đóng góp.
Chia sẻ tài liệu, ghi chú cuộc họp, nhận xét về tài liệu ngay trên phần mềm,..
Chọn chế độ xem phù hợp
Có thể lựa chọn xem bằng một trong các chế độ sau: chế độ bảng thông thường, bảng Kanban, danh sách công việc, biểu đồ Gantt.
Lập kế hoạch
Nhìn nhận rõ nguồn lực có đủ cho các công việc của dự án hay không, xác định các giai đoạn và mục tiêu để ước tính thời gian hoàn thành, chia thành các phần nhỏ để quản lý. Phát hiện ra các lỗ hổng hoặc rủi ro trong dự án khi xem ở chế độ Kanban.
Báo cáo: 
Đánh giá về hiệu suất, lợi nhuận, có được cái nhìn tổng thể về mọi thứ – từ tình trạng tổng thể của dự án đến năng lực của nhóm, giúp thực hiện các dự án thành công.
Mức phí:

• Miễn phí mãi mãi: Dành cho cá nhân và nhóm nhỏ
• Deliver: 10$/người dùng/tháng, quản lý nhiều dự án
• Grow: 18$/người dùng/tháng, phù hợp các nhóm lớn

Tham khảo chi tiết hơn tại https://www.teamwork.com/

4. Phần mềm quản lý đội nhóm CloudApp

CloudApp là phần mềm quản lý đội nhóm có thế mạnh trong hỗ trợ giao tiếp và tương tác giữa các thành viên và khách mời. Bạn cũng có thể dùng để liên lạc với khách hàng và đối tác. Phần mềm hỗ trợ Video trực tuyến. Ngoài Windows và MacOS còn có thể tải App cho iOS.

Một số tính năng nổi bật của CloudApp

Mức phí: Bạn có thể đăng ký để dùng thử phần mềm miễn phí. Sau đó, phải trả phí theo gói:

• Miễn phí: với các tính năng giới hạn
• Individual: 9,95$/tháng
• Team: 8$/người dùng/tháng
• Enterprise: liên hệ

Link tham khảo chi tiết: https://www.getcloudapp.com/

5. Phần mềm quản lý công việc nhóm Asana

Phần mềm tải về dùng cho hệ điều hành Windows

Tiện ích nổi bật của phần mềm Asana

• Dễ dàng tạo ra các công việc cho chính mình hoặc giao việc cho nhóm, thêm được hơn 15 thành viên cho từng đội, không giới hạn khách mời.
• Trách nhiệm của mỗi thành viên của đội được làm rõ, kiểm tra được tiến trình công việc của dự án.
• Tham gia vào cuộc hội thoại và xem các dự án trên cùng một nhóm.
• Tích hợp với Google Drive để có thể dễ dàng lựa chọn và đính kèm các tập tin

Mức phí: Miễn phí dùng thử, sau thời gian dùng thử là mức phí cho các gói:

• • Premium: 10,99$/tháng.
  • Business: 24,99$/tháng.

Chi tiết hơn tại: https://asana.com/

6. Phần mềm Slack

Điểm nổi bật nhất của Slack là cho phép người dùng sử dụng trên đa nền tảng (máy tính, Android, iOS) nên tất cả mọi thành viên có thể chat nhóm với nhau bất kể họ dùng thiết bị gì đi nữa.

 
Tiện ích của phần mềm Slack

• Các thành viên có thể nhắn tin trực tuyến.
• Chia sẻ file, tệp tin với nhau nhanh chóng.
• Tính năng họp Online
• Quản lý sẽ nhận được thông báo khi nhân viên đến nơi làm việc.
• Có khả năng liên kết với các ứng dụng lưu trữ như Dropbox, Google Drive, GitHub… Gói miễn phí của Slack cho phép người ta có thể lưu trữ tới 10.000 tin nhắn, 5GB dung lượng lưu trữ.